L’Area Vasta Emilia Nord ha ricevuto il Premio Innovazione Smau 2023 per la gestione dei magazzini sanitari tramite un progetto basato sull’Intelligenza Artificiale (IA). Il premio è stato consegnato al dottor Marco Rossi, analista e Responsabile dell’Unità logistica centralizzata, Area Vasta Emilia Nord. “Attraverso la centralizzazione logistica, l’innovazione e la digitalizzazione dei processi di gestione è stato sviluppato un progetto basato sull’IA per ottimizzare l’approvigionamento e la distribuzione dei dispositivi medici e dei farmaci destinati a ospedali e RSA”.

L’Area Vasta Emilia Nord (AVEN) è l’Associazione delle sei Aziende Sanitarie presenti sul territorio della Regione Emilia-Romagna che comprende le Province di Piacenza, Parma, Reggio Emilia e Modena. AVEN ha l’obiettivo di sviluppare attività per favorire processi di aggregazione a livello di area vasta, in coerenza con gli indirizzi regionali. L’intento è favorire sinergie e condivisione di risorse e contribuire alla omogeneizzazione dell’offerta assistenziale sui migliori standard qualitativi. Con una superficie di circa di circa 5mila metri quadrati il magazzino di AVEN è stato progettato facendo riferimento agli standard logistici più avanzati presenti nelle realtà italiane ed europee. In questo contesto innovativo è stato sviluppato un nuovo progetto in partnership con la startup “Profiter”, per l’implementazione di un avanzato sistema di gestione delle scorte e rifornimento dei prodotti farmaceutici, fondato sull’Intelligenza artificiale. L’obiettivo principale è il miglioramento della distribuzione dei medicinali a tutte le strutture del sistema, arrivando all’azzeramento quasi totale delle rotture di stock (mancanza di un prodotto e sua inevadibilità) causate in taluni casi da un rifornimento poco efficiente.

Il progetto si basa sulla raccolta dei dati degli ultimi cinque anni, provenienti dalle strutture che fanno riferimento al magazzino unico. L’obiettivo è arrivare a costruire un modello che renda più efficiente il processo di gestione, ma che possa avere anche una funzione predittiva. La sperimentazione avviata nel 2022 si è sviluppata su 84 prodotti ad alto costo: si stanno verificando le potenzialità della AI per la gestione del magazzino, la riduzione dei tempi di giacenza dei prodotti, la riduzione delle scorte, ovviamente senza diminuire la qualità del servizio, che deve restare alta. Il valore aggiunto di questo progetto infatti non si limita alla soluzione del problema delle rotture di stock: l’utilizzo di algoritmi di AI consente anche un’ottimizzazione dei livelli di scorta in magazzino. Questo risultato si traduce in una diminuzione dei costi legati all’immagazzinamento e in un incremento generale dell’efficienza operativa oltre a un migliore utilizzo degli spazi. L’implementazione di questa soluzione innovativa si svilupperà nel corso di tre anni, durante i quali è previsto un aumento progressivo del numero di prodotti gestiti dal sistema.

Benefici: Mettendo a confronto il sistema di ordini “tradizionale” con quello basato sull’intelligenza artificiale, si è verificato in pochi mesi su 84 prodotti una possibile riduzione del 17% della giacenza media, del 12% delle rotture degli stock e l’eliminazione di ordini fuori programma. Il progetto ha dunque un potenziale impatto positivo sulla qualità del servizio, sui costi, sulla rotazione delle scorte, e in prospettiva anche sulla gestione degli spazi.

Marco Rossi dal 2013 a oggi è stato Responsabile dell’Unità Logistica Centralizzata di Area Vasta Emilia Nord magazzino/farmacia che distribuisce farmaci e dispositivi medici agli ospedali da Piacenza a Modena. Collabora con la centrale acquisti regionale IntercentER. Si adopera per l’individuazione di soluzioni innovative per l’efficientamento dei processi di logistica con l’utilizzo di strumenti AI.